A contabilidade é uma disciplina que desempenha um papel central na gestão financeira de empresas e organizações em todo o mundo. Ela é a linguagem dos negócios, permitindo o registro, análise e interpretação das transações financeiras, proporcionando uma visão clara da saúde financeira de uma entidade.

Neste guia, exploraremos os princípios fundamentais da contabilidade, seu propósito essencial e como ela contribui para a tomada de decisões informadas nas empresas. Vamos mergulhar no mundo da contabilidade para entender o que é e por que desempenha um papel vital no mundo dos negócios

O que você vai ver nesse texto:

• O que é e para que serve a Contabilidade?
• Existe a obrigação em ter uma escrituração contábil?
• O seria uma contabilidade regular?
• Como saber se os documentos enviados mensalmente para o contador estão de acordo com a norma do CFC?

O que é e para que serve a Contabilidade?

De forma simples, podemos dizer que a Contabilidade realiza o registro cronológico de todos os fatos que correm em uma empresa. 

Na escrituração contábil, o primeiro fato a ser registrado é o capital social, e a partir desse momento, a empresa deve registrar cada transação contabilmente.

Existe a obrigação em ter uma escrituração contábil?

A Receita Federal, desobriga as pequenas empresas enquadradas no regime Simples Nacional a fazer escrituração contábil, podendo fazer a substituição pelo livro caixa. 

No entanto, a legislação contábil estabelece que todas as pessoas jurídicas do país, incluindo aquelas optantes pelo Simples Nacional e empresas de micro e pequeno porte, têm a obrigação de realizar a escrituração contábil.

Traduzindo para uma linguagem mais simples, de acordo com a legislação contábil vigente, a manutenção da escrituração contábil regular, é obrigatório a toda empresa, independentemente do tipo de tributação, a única exceção a regra, é o MEI (Microempreendedor Individual). 

No caso do MEI, a escrituração contábil só é obrigatória, quando tiver intenção de fazer distribuição de lucros sem a incidência de imposto de renda. 

Nesse caso o empresário deve procurar um contador e realizar os registros contábeis, somente dessa forma o Microempreendedor Individual irá conseguir ter isenção no imposto, mas, esse é tema para outro texto. 

O que seria ter uma contabilidade regular?

Tecnicamente falando seria o que descreve a ITG 2000, aprovada pela Resolução CFC nº 1.330/11. 

Essa resolução detalha os critérios que uma empresa deve adotar para garantir que sua contabilidade seja considerada regular.

A maioria desses critérios se refere ao profissional de contabilidade, no entanto, parte deles diz respeito ao empresário, que deve enviar a documentação contábil mensalmente ao contador.

Se o seu escritório de contabilidade solicita vários documentos e faz diversas perguntas sobre os fatos que acontecem na empresa, fique tranquilo, ele está coletando as informações, para escriturar, registrar na contabilidade.

O que dificulta bastante quando o assunto é os documentos para manutenção da escrituração contábil, é a legislação contábil, pois esses documentos tem certas características obrigatórias para serem aceitos. 

Essa norma do CFC (Conselho Federal de Contabilidade), diz claramente que todos os fatos registrados na contabilidade, devem ter como base uma documentação contábil hábil, ou seja, que comprovem ou evidenciem os fatos lançados. 

“... Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração”. 

“... A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos "usos e costumes". 

Como saber se os documentos enviados mensalmente para o contador estão de acordo com a norma do CFC?

Perante a legislação do imposto de renda, documento hábil para comprovação de operações, é aquele cuja sua idoneidade seja indiscutível (PN CST nº 10/76).

Documento idôneo é aquele que venha revestido das formalidades legais ou das condições legais para que se possa valer. 

De acordo com a decisão da 10ª Região Fiscal nº 128/98 (notas ao art. 299 do RIR/99), o documento comprobatório de custo ou despesa, deve conter os elementos materiais capazes de assegurar a averiguação dos requisitos de efetividade, necessidade e normalidade do custo ou despesa, ou sejam, a identificação do comprador, a descrição dos bens ou serviços fornecidos e a data e o valor da operação.

Assim, esclarecemos que o recibo emitido pelo prestador dos serviços, deve necessariamente conter a identificação do fornecedor e do tomador dos serviços, bem como as respectivas numerações junto ao CPF ou CNPJ; a descrição dos serviços prestados, a data e o valor da operação.

Por fim, a legislação federal considera documento hábil, sempre em primeiro plano, documento que demonstre claramente a vontade das partes, sendo neste caso sempre o contrato, que são sempre obrigatórios, de acordo com o artigo 126 do Código Comercial Brasileiro (Lei nº 556 de 25 de junho de 1850). 

Os documentos que podemos classificar como inábeis são: 

• Rasuras em documentos fiscais;
• Aquisição de Produtos com Nota Fiscal de serviço;
• Aquisição de Serviço com nota fiscal de venda de mercadoria;
• Ausência retenção impostos;
• Ausência recibo quitação;
• Notas fiscais não nominais a Instituição;
• Cupons fiscais apagados emitidos em papel térmico sem a retirada da fotocópia do mesmo.

Para ter a certeza de suas documentações enviadas ao contador e a forma de como faz a organização de pagamentos e recebimentos, estão corretos, deve ser fazer as seguintes perguntas: 

• Todas as minhas receitas (Vendas de produtos/mercadorias e serviços prestados), foram emitidas notas fiscais?
• Todos recebimentos dos meus clientes foram direto na conta bancária registrada no CNPJ da empresa ou com dinheiro em espécie?
• Todos os pagamentos de impostos foram feitos direto pela conta bancária da empresa ou pagos com dinheiro em espécie da própria empresa?
• Todas as despesas da minha empresa foram solicitadas ao fornecedor nota fiscal? Ou no caso de algumas outras despesas pode ser outro tipo de documento de justifique de forma legal sua veracidade, exemplo:
• CTe - Conhecimento de transporte eletrônico
• Contratos de aluguéis;
• Contratos de locações;
• Contrato de empréstimos;
• Apólices de seguros;
•  e outros);

Caso a respostas de todas essas perguntas sejam SIM, pode respirar aliviado, pois a contabilidade da sua empresa está sendo feita de forma regular e de acordo com a exigências legais. 

Lembrando que quando o assunto se refere a escrituração contábil e os documentos exigidos para comprovação de todos os fatos registrados na contabilidade, é aconselhável procurar orientação da sua contabilidade online, pois esses documentos podem variar de acordo com as atividades exercidas de cada instituição. 

Irei ter problemas caso não tenha uma contabilidade regular? 

A resposta é sim! Como já vimos antes, ter uma escrituração contábil regular, não é opção e sim uma obrigatoriedade. 

Em conclusão, a contabilidade é muito mais do que apenas números e registros financeiros. Ela é o alicerce sobre o qual se baseiam todas as decisões financeiras sólidas.

Desde o rastreamento de despesas e receitas até o cumprimento de obrigações fiscais, a contabilidade é a ferramenta que permite que empresas e organizações tenham uma compreensão clara de sua saúde financeira e tomem decisões informadas para o futuro. Independentemente do tamanho ou do setor, a contabilidade é uma parte essencial de qualquer operação de negócios bem-sucedida.

Portanto, ao entender o que é a contabilidade e como ela funciona, você estará melhor preparado para navegar no complexo mundo das finanças e alcançar o sucesso em sua jornada empresarial.